”Melkveehouderij is als operatiekamer”
Expert bedrijfsmanagement melkveehouderij Zijlstra, werkzaam bij Wageningen UR Livestock Research in Wageningen, deed samen met collega Judith Poelarends, zeven melkveehouders en twee AB-medewerkers een praktijkstudie naar protocollair werken in de melkveehouderij. Deze studie laat zien dat protocollen en een betere arbeidsorganisatie vooral indirect rendement opleveren: meer rust in het bedrijf en een betere uitvoering van het werk. Op de lange termijn wordt dit vertaald in een beter bedrijfsresultaat.
Wat is een protocol?
Zijlstra beschrijft een protocol als een serie instructies die regelmatig terugkerende activiteiten beschrijft: “Zo kan een protocol bijvoorbeeld beschrijven hoe precies gevoerd of gemolken moet worden. Dat is handig als er meerdere mensen op een bedrijf werken.”
Bedrijfsvoering optimaliseren
Protocollen zijn volgens Zijlstra een belangrijke sleutel naar succes voor grotere bedrijven: “Ik vergelijk een melkveehouderij wel eens met een operatiekamer. Daar moeten dingen ook in een bepaalde volgorde en volgens de regels gebeuren om te voorkomen dat het mis gaat. Dat is ook zo op een melkveebedrijf. Door te werken met protocollen, kun je werken aan een goede hygiëne, maar ook aan het optimaliseren van het melken of het voeren. Zo komen diergezondheid, arbeidsefficiëntie en kwaliteit samen”.
Maar hoe moet je zo’n protocol opstellen? En hoe zorg je dat ze goed worden toegepast? Gebaseerd op zijn ervaringen in het praktijkonderzoek, geeft Zijlstra een aantal tips:
Tip 1: ga uit van een specifieke situatie
Protocollen zijn bedrijfsspecifiek, legt Zijlstra uit: “Het is dus niet zo dat je een plan uit de kast kunt trekken dat zomaar op elk bedrijf toepasbaar is. Je kunt beter uitgaan van een specifieke situatie. Bijvoorbeeld een hoog celgetal, uierontsteking of structurele problemen rond afkalven. Vervolgens ga je dan nadenken over hoe je deze problemen kunt voorkomen door anders te werken. Dat is de basis voor een protocol waarin je alles stap voor stap beschrijft”.
Protocollen hoeven niet noodzakelijk uit te gaan van aanwijsbare problemen op het bedrijf. Beter nog is om uit te gaan van bedrijfseconomische resultaten, vertelt Zijlstra: “Ik sprak een melkveehouder die er elk jaar voor ging zitten om zijn resultaten te beoordelen en te kijken voor welke zaken hij een protocol wilde opstellen. Dat vind ik slim”.
Tip 2: Samenwerken
Koeien zijn eigenwijs. Ze laten zich niet zomaar vertellen wat te doen. Dat geldt ook voor mensen, zegt Zijlstra:“Iemand achter een bureau die bedenkt hoe het anders moet, dat werkt niet. Het maken van een protocol is een proces waar iedereen die op het bedrijf werkt aan mee moet werken. Als het een plan is van iedereen samen, zijn mensen ook gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan. Verder is het slim om gebruik te maken van alle beschikbare kennis. Vraag uw dierenarts of voeradviseur om bij het maken van plannen aan te haken”.
Tip 3: Monitor het succes
“Een protocol is bedoeld om bepaalde problemen te voorkomen. Dan is het dus ook belangrijk om in de gaten te houden of de nieuwe werkwijze doet wat je wil. Als je bijvoorbeeld het celgetal laag wil krijgen of houden, zorg dan dat je de cijfers wekelijks samen bespreekt. Als je zicht hebt op het effect van wat je doet, kun je op tijd bijsturen. Bovendien komt uit ons praktijkonderzoek naar voren dat het motiverend is om te zien dat het werken volgens het protocol zin heeft”.
Tip 4: Draag informatie over
Om goed samen te werken op een bedrijf, moet iedereen op de hoogte zijn van wat er gebeurt. “Het is daarom zinvol om na te denken over hoe informatie kan worden overgedragen. Door informatie over ontwikkelingen op het bedrijf bij te houden op een centrale plaats, bijvoorbeeld op een whiteboard, zorg je dat iedereen op de hoogte is. Zo maak je belangrijke informatie voor iedereen toegankelijk en blijven mensen gemotiveerd om mee te blijven denken”.
Tip 5: Zorg voor een werklijst en weekplanning
Als je een aantal protocollen hebt bedacht om problemen op het bedrijf mee aan te pakken, ben je er volgens Zijlstra nog niet: “Al die protocollen hebben ook een bepaalde samenhang. Zo ga je bijvoorbeeld eerst aan de slag met het protocol voor voeren en dan met dat voor melken. En misschien is tijdens het melken wel het moment om op te letten welke koeien extra aandacht verdienen. De manier waarop je meerdere activiteiten achter elkaar plant of zelfs combineert kun je opschrijven in een chronologisch geordende werklijst”.
Naast een werklijst, biedt ook een weekplanning uitkomst: “Als melkveehouder zie je op het bedrijf continu dingen die moeten gebeuren. Dat kan veel stress opleveren. Met een weekplanning, leg je vast welke zaken wanneer moeten gebeuren. Dan weet je bijvoorbeeld dat het uitmesten van de jongveestal voor morgen op het programma staat. Dat geeft rust”.