Overzichtelijk draaiboek van bedrijfsprocessen

Voor elke vakantie was het weer prijs, zegt Henk Roefs, eigenaar van VOF Rovar in Woensdrecht. „Twee weken voor onze vakantie begin ik al met het maken van lijstjes. Dan gaat het niet alleen om handelingen die op het bedrijf moeten plaatsvinden, maar ook telefoonnummers van bijvoorbeeld huisarts en dierenarts. Iedere varkenshouder maakt wel eens gebruik van externe krachten voor bijvoorbeeld in de vakantie of bij ziekte.”

Afspraken maken
Een vakantie is nog in te plannen, maar als je als varkenshouder ziek wordt of door een ongeval tijdelijk bent uitgeschakeld, moet het bedrijf gewoon doordraaien. In de regel wordt dan de bedrijfsverzorging ingeschakeld, pakt een buurman het werk over of nemen de medewerkers de verantwoordelijkheid over. Of alle werkzaamheden op het bedrijf soepel blijven lopen, hangt af van de afspraken die zijn gemaakt. Om er zeker van te zijn dat alles gaat, zoals het hoort te lopen, is het handig alles op papier te zetten.

Dat heeft Henk Roefs nu in een draaiboek gedaan. Hij is er toe gezet door een cursus die Antoon Sanders, branchespecialist varkenshouderij van accountantskantoor Accon-AVM, heeft gegeven over het doorlichten van bedrijven aan de hand van een draaiboek. Roefs heeft daarop deelgenomen aan een netwerk van varkenshouders, die het afgelopen jaar druk heeft gestudeerd en gewerkt aan een bedrijfsdraaiboek voor de varkenshouderij.

Gebruik van draaiboek
Op het bedrijf van Roefs zijn drie externe medewerkers aanwezig voor wie het draaiboek van belang is. „Niet alle varkenshouders die in het netwerk meedoen, hebben externe medewerkers. Het draaiboek is echter ook van belang voor de zelfstandige varkenshouder”, aldus Roefs.

Door gebruik van het draaiboek kunnen handelingen worden gecontroleerd, zodat iedereen weet wat er gebeurd is. „Alles is nu in het draaiboek te vinden: van het aantal keer olie verversen van een machine tot de omgang met gemedicineerde voeders. De succesvolle bedrijven werken met een structuur volgens een goed gedocumenteerde formule”, zegt Roefs. „Al zit deze soms alleen in het hoofd van de varkenshouder in plaats van op papier.”

Processen beschreven
Het draaiboek is gebaseerd op drie gebieden: rond het bedrijf, op het bedrijf en in het bedrijf. Het eerste deel beschrijft bijvoorbeeld de vergunningen, het tweede gebied beschrijft de bedrijfsopzet en bij het derde hoofdstuk worden de bedrijfshandelingen zoals dekken, werpen en spenen behandeld. Per onderwerp wordt het gehele proces beschreven, zodat de betrokkenen hier in bepaalde situaties vanuit over kunnen doorredeneren.

Voor de opzet van het draaiboek is gekozen voor de methode van het kwaliteitsprogramma HACCP, waarbij de kwaliteit van het product in het productieproces wordt gewaarborgd.

Drie gebieden
De werkzaamheden op de varkensbedrijf zijn per afdeling omschreven. De protocollen zijn gecodeerd, waarbij onderscheid is gemaakt tussen de drie gebieden. Door deze codering is voor iedereen duidelijk waar hij moet zoeken. „Het is echter niet de bedoeling om het draaiboek als nieuw keurmerk te introduceren, daar zit geen meerwaarde in”, aldus Roefs.

Het maken van lijstjes is er echter niet meer bij. Het draaiboek krijgt telkens een update. „Als we nu op vakantie gaan, staat door het draaiboek alles op papier en hoeven we alleen de wijzigingen door te lopen”, zegt Roefs. Ook in het maken van de wijzigingen is structuur aangebracht.

Iedereen mag wijzigingen aandragen door een formulier in te vullen. Dit formulier wordt door de bedrijfsleiding beoordeeld, waarna de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd in het draaiboek. Deze beoordeling heeft een reden: als de wijzigingen te gemakkelijk worden doorgevoerd wordt het boek een onsamenhangend geheel van losse handelingen.

Doelstelling
Enkele doelen van het draaiboek zijn het borgen van de voedselveiligheid en het dierenwelzijn en het bewaken van de bedrijfsstructuur. „De voedselveiligheid en het dierenwelzijn hangen af van de handelingen die worden toegepast, niet van de uitrusting van het bedrijf”, aldus de varkenshouder.

Het draaiboek moet praktisch zijn en voor iedereen te gebruiken. „Eerder hing er bij alle apparaten een dikke handleiding, wij hebben de fabrikanten gevraagd dit samen te vatten in maximaal twee A4. Deze handleidingen zijn digitaal aan het draaiboek gekoppeld.”

Na de eerste gesprekken over het draaiboek waarin afdeling voor afdeling is behandeld , heeft Roefs de opzet besproken met zijn medewerkers. Met hen heeft Roefs de handelingen doorgenomen. Waar nodig zijn er wijzigingen in de werkwijzen doorgevoerd. „Op mijn bedrijf zijn we bewust gaan nadenken over het verleggen van biggen in de kraamstal. Welke biggen ga je verleggen en op welk moment doe je dat. Dit moet voorkomen dat er eindeloos met biggen tussen leeftijdsgroepen gesleept wordt en zo ziekten door alle afdelingen gaan.”

Netwerk begeleiden
Komend seizoen zal er meer aandacht worden besteed aan de opmerkingen die aan de hand van dit fictief leiden zijn geplaatst. De groep varkenshouders heeft besloten om volgend jaar door te gaan, dat er dan geen geld meer komt van LNV maakt niet uit. „Dankzij de subsidie hebben we Sanders kunnen vragen om het netwerk te begeleiden, dit was anders niet mogelijk geweest.”

Het draaiboek is voor iedereen zowel op papier als digitaal te raadplegen. Zo kunnen ook bedrijfsadviseurs en controleurs van het draaiboek gebruik maken om de processen op het bedrijf te beoordelen. Het netwerk heeft voor externe informatie de eigen contacten, zoals de dierenarts, geraadpleegd. Aan hem is gevraagd om een lijst te maken voor alle diergeneesmiddelen die in de varkenshouderij morgen worden gebruikt.

„In de toekomst moet de dierenarts deze lijst direct kunnen linken met het bedrijfsdraaiboek, dit is efficiënter en zo blijft de informatie up-to-date”, aldus Roefs.

Verfijnen
Het draaiboek dat nu door het netwerk is opgesteld is bruikbaar voor bedrijven van 100 tot 10.000 varkens. Dit draaiboek is gebaseerd op zeugenbedrijven. De bedrijven binnen het netwerk die ook vleesvarkens houden, hebben aan het ‘zeugendraaiboek’ een bijlage toegevoegd voor de vleesvarkentak.

Het netwerk heeft het afgelopen jaar gewerkt met een ‘sharepoint’ op internet. De leden hebben hun resultaten hierop gezet. Doordat alle leden van het netwerk toegang tot deze documenten hadden, konden er op de bijeenkomsten gerichte vragen gesteld worden.

„De motivatie binnen het netwerk was enorm groot, bijna alle deelnemers zijn op alle 14 bijeenkomsten aanwezig geweest. Op deze bijeenkomsten hebben de varkenshouders elkaars bedrijven fictief geleid aan de hand van de draaiboeken. „Dit was heel erg leerzaam en bij ieder bedrijf zijn er aandachtspunten naar voren gekomen.”

De doelen die het netwerk voor dit jaar heeft gesteld zijn onder meer het verfijnen van en het omgaan met het draaiboek. In 2006 is het netwerk bezig geweest met het opstellen, nu moet er mee gewerkt gaan worden en wordt duidelijk of de handelingen effect hebben op de resultaten. Roefs wil ook foto’s en film toevoegen aan het draaiboek. „Er komen wel eens mensen uit het buitenland op het bedrijf meewerken, dan is het handig dat je met beeld de handelingen kunt uitleggen en niets hoeft te vertalen.”

Samenwerken
Het opstellen van een draaiboek voor het eigen bedrijf moet het liefst in samenwerking met andere varkenshouders gebeuren”, adviseert Roefs. „Door de samenwerking met andere varkenshouders ga je kritisch kijken naar het eigen bedrijf.” Door de samenwerking wordt je dus aan het denken gezet over het ‘waarom’. Waarom doe ik het op deze manier en kan het ook anders?

De opzet van het draaiboek wordt niet via internet verspreid. Wanneer varkenshouders er mee aan de slag willen, kunnen ze het opvragen bij Accon-avm. „Als het wel te kopiëren zou zijn, belandt het bij de meeste varkenshouders in de kast naast alle andere stoffige mappen”, verklaart Roefs.

„Het opzetten van een goed draaiboek kost tijd, in de meeste gevallen is alle tijd al in gebruik voor het bedrijf, zodat er vrije tijd ingeleverd moeten worden om het boek te maken. Varkenshouders moeten dus echt gemotiveerd zijn om tot een goed resultaat te komen.” De verwachting is dat door de professionalisering van de varkenshouderij er meer behoefte is aan een draaiboek. „Tientallen bedrijven zullen er hopelijk gebruik van maken, in ieder geval de acht varkenshouders die bij het netwerk betrokken waren.”